Sudolabs AI Tips: Optimizing Business Processes with AI

Why AI Is Becoming a Real Efficiency Driver

For years, AI sounded like a promise. Today, it’s a measurable productivity lever.

Imagine a sales or operations team: one person takes notes during a call, another summarizes them, a third writes a follow-up email and logs details into the CRM. That’s easily an hour gone.

With AI copilots, the same sequence takes minutes. Transcription happens automatically, AI generates a structured summary, drafts an email, and logs actions. Teams get hours back every week without hiring more people.

This pattern repeats across departments — marketing, logistics, customer service, and software engineering — wherever work is structured and repetitive.

Real-World Examples of AI-Driven Savings

Microsoft 365 Copilot — faster admin work

Microsoft’s internal studies show employees using Copilot complete common tasks 29% faster. Emails are clearer, reporting more structured, and meetings turn into summaries in seconds.

For companies with large knowledge-work teams, this means hundreds of hours saved annually.

Microsoft Work Trend Index

IKEA — AI in logistics and warehouses

IKEA acquired U.S. logistics tech company Locus Robotics to optimize delivery routes and warehouse operations. Analysts estimate potential savings of around €100 million annually from route optimization and resource planning.

Reuters

Klarna — customer support and marketing

Klarna uses generative AI to automate marketing asset production — saving about $10 million annually in agency and content production costs.

Reuters

How to Start Using AI in Your Company

Introducing AI doesn’t have to mean expensive transformation projects. Most successful companies start small — with a single repetitive process that’s easy to measure.

1. Map your repetitive tasks

   Identify where time disappears — meeting summaries, lead qualification, data cleanup, internal reporting. In small teams, a quick conversation often reveals 2–3 time sinks.

2. Create a simple SOP

   A Standard Operating Procedure defines clear inputs and outputs. Example:

   • “Summarize this transcript and draft a client follow-up.”

   • “Clean this CSV: fix date formats, remove duplicates, sort leads.”

3. Use tools you already have

   Microsoft 365 Copilot, Notion AI, or enterprise ChatGPT are enough to run a first pilot securely.

4. Keep a human in the loop

   AI generates, a human quickly reviews. This ensures quality and trust.

5. Measure impact

   Compare time spent before vs. after AI adoption. Many teams save 1–2 hours per person weekly without changing workflows.

Measuring ROI — A Simple Framework

To make AI sustainable, measure impact from day one:

• Track time spent on a task before and after AI.

• Monitor error rates and output speed.

• Expand gradually when the value is clear.

A 1–2 hour saving per person per week in a 20-person team equals 80–160 hours monthly — directly affecting costs and productivity.

What to Watch Out For

• Data privacy: Use enterprise tools for sensitive data.

• Hallucinations: Always review AI outputs.

• Use case fit: Start with structured, repetitive tasks — not strategic decision-making.

FAQ — Common Questions about AI in Business

How can small companies use AI without big budgets?

• Start with one repetitive task and tools you already use. No big investment is needed.

How much does it cost to implement AI?

• Most copilots and enterprise AI tools cost tens of dollars per user monthly. ROI often comes within weeks.

Do I need developers to use AI tools?

• No. Most solutions are no-code or low-code and designed for business users.

Is AI safe for company data?

• Yes, when used with the right tools. Avoid public chatbots for sensitive information.

CTA — Start a Measurable AI Pilot

Want to see where AI can save the most time in your team?

We help companies design focused pilots: mapping tasks, setting up SOPs, and measuring ROI after a few weeks.

👉 Contact us to discuss your first AI use case. Contact us through our contact form or reach out directly at [email protected]

👉 Learn more about our AI services.

Sudolabs tipy: optimalizácia firemných procesov pomocou AI

Slovak version

Prečo je AI dnes skutočným nástrojom efektivity

Ešte pred pár rokmi bola AI často len prísľubom. Dnes je to merateľný nástroj produktivity.

Predstavte si tím obchodníkov alebo operatívy: jeden človek robí poznámky počas hovoru, druhý ich sumarizuje, tretí pripravuje follow-up e-mail a údaje zapisuje do CRM. Hodina je preč.

S AI copilotmi celý proces trvá niekoľko minút. Prepis vznikne automaticky, AI vygeneruje štruktúrované zhrnutie, návrh e-mailu a zapíše akcie. Tím získa späť hodiny týždenne — bez potreby nových ľudí.

Podobný vzorec sa opakuje v marketingu, logistike, zákazníckej podpore či softvérovom vývoji — všade tam, kde je práca štruktúrovaná a opakovaná.

Reálne príklady úspor vďaka AI

Microsoft 365 Copilot — menej času na e-maily a reporting

Interné štúdie Microsoftu ukazujú, že používatelia Copilota zvládnu sériu kancelárskych úloh v priemere o 29 % rýchlejšie a ich e-maily sú o 18 % jasnejšie a o 19 % stručnejšie.

Pre firmy, kde administratíva tvorí podstatnú časť práce, to znamená stovky ušetrených hodín ročne bez zásadných zmien v procesoch.

Zdroj: Microsoft Work Trend Index

IKEA — optimalizácia logistiky pomocou AI

IKEA nasadila AI algoritmy na plánovanie rozvozov a správu skladových zásob. Výsledkom je efektívnejšie zoskupovanie objednávok, menej prázdnych jázd a presnejšie predikcie. Očakávaná ročná úspora na logistike presahuje 100 miliónov eur. Okrem financií ide aj o významnú úsporu času a zníženie chýb pri plánovaní. Zdroj: Reuters

Klarna — marketing a zákaznícka podpora

Švédsky fintech Klarna využíva AI asistenta, ktorý zvláda objem práce stovák zákazníckych agentov. Firma zároveň znížila náklady na marketing približne o 10 miliónov dolárov ročne — vďaka rýchlejšej tvorbe vizuálov a menšej závislosti od externých dodávateľov. AI tu dopĺňa ľudí, nie ich nahrádza: pri zložitejších prípadoch zostáva rozhodnutie v rukách človeka.

Zdroj: Reuters

Ako začať s AI vo vlastnej firme — praktický plán

Zavádzanie AI nemusí znamenať mesiace príprav a vysoké investície. Väčšina úspešných firiem začína s malým pilotom — jednou opakovanou úlohou, ktorá sa dá ľahko zmerať a vyhodnotiť.

Tu je základný postup:

1. Identifikujte rutinné úlohy

   Zmapujte, kde váš tím denne stráca čas: prepisy meetingov, manuálne spracovanie objednávok, kvalifikácia leadov či čistenie dát. V menších firmách postačí krátky rozhovor s tímom; vo väčších pomáha rýchly interný audit procesov.

2. Vytvorte jednoduchý „SOP“

   SOP (Standard Operating Procedure) je krátky návod, ako má vyzerať vstup a výstup danej úlohy. Napr.:

   • „Z tohto prepisu vytvor stručné zhrnutie a draft e-mailu.“

   • „Z CSV súboru odstráň duplicity, uprav formát dátumu a zorad leady podľa priority.“

3. Vyberte vhodný AI nástroj

   Vo väčšine prípadov nie je potrebné nič nové kupovať. Mnohé firmy využívajú M365 Copilot, Notion AI alebo ChatGPT (v enterprise verzii kvôli bezpečnosti dát).

4. Zaveďte „human-in-the-loop“ kontrolu

   To znamená, že AI pripraví výstup a človek ho rýchlo skontroluje. Tento model znižuje riziko chýb a umožňuje tímu dôverovať výsledkom.

5. Pilotujte a merajte výsledky

   Sledujte, koľko času úloha zaberala pred a po zavedení AI. V malých firmách ide často o úsporu 1–2 hodín týždenne na osobu, v stredných až desiatky hodín mesačne.

Ako merať prínos AI — jednoduchý ROI rámec

Ak má AI priniesť reálne výsledky, je kľúčové ich merať od začiatku.

Najjednoduchší spôsob:

• zaznamenať, koľko času zaberá úloha pred nasadením AI,

• spustiť pilot,

• porovnať čas a počet chýb po 2–4 týždňoch.

Ak sa ukáže, že AI šetrí hodiny týždenne, máte jasný argument na rozšírenie riešenia na ďalšie oblasti. Tento rámec je vhodný pre malé tímy aj väčšie organizácie, pretože nevyžaduje komplikované KPI systémy.

Na čo si dať pozor

Aj keď AI prináša rýchle výsledky, nie je všeliekom.

• Dáta a súkromie: Citlivé informácie patria len do zabezpečených prostredí (napr. enterprise verzia ChatGPT alebo M365 Copilot).

• Halucinácie: AI môže generovať chybné výstupy — preto je dôležitý model „AI navrhne, človek schváli“.

• Správny výber úloh: Začnite s tým, čo má jasné vstupy a očakávané výstupy (prepisy, sumarizácie, scoring), nie so strategickým rozhodovaním.

FAQ — najčastejšie otázky o AI vo firmách

Ako môžu malé firmy využiť AI bez veľkého rozpočtu?

• Začnite s jednou úlohou a využite nástroje, ktoré už používate. Netreba veľké investície.

Koľko stojí implementácia AI?

• Väčšina AI nástrojov stojí desiatky eur mesačne na používateľa. Návratnosť prichádza zvyčajne v priebehu týždňov.

Potrebujem na AI programátorov?

• Nie. Väčšina moderných riešení je no-code alebo low-code a zvládne ich aj netechnický tím.

Je AI bezpečná pre firemné dáta?

• Áno, pokiaľ používate správne prostredie. Vyhnite sa verejným chatbotom pre citlivé informácie.

Spustite pilot s jasným výsledkom

Chcete zistiť, kde AI najrýchlejšie šetrí čas a náklady vo vašej firme?

Pomôžeme vám vytvoriť zameraný pilot, zmapovať úlohy a zmerať výsledky už po pár týždňoch.

👉 Kontaktujte nás a porozprávajte sa s nami o vašom prvom AI riešení. Spojte sa s nami prostredníctvom kontaktného formulára alebo nás kontaktujte priamo na adrese [email protected]

👉 Zistite viac o našich AI službách